GénéralitésComment fonctionne PROVACY ?

Il y a les rédacteurs, les référents et le DPO.

et

Il y a les unités chargées de la mise en oeuvre (Facultés et Instituts, laboratoires, services).

• Toute personne qui saisit une déclaration doit la rattacher à une unité.
• Toute unité dispose d'un ou de plusieurs référents qui sont généralement les responsables administratifs, directeur de composantes ou toute personne qualifiée comme pouvant apporter un visa à la déclaration et à laquelle on a donc attribué le rôle de référent au sein de son unité dans provacy.
• Le  rédacteur saisit une fiche. Un rédacteur peut être au choix un personnel ou un étudiant de l'Université.
• Lorsqu'il a renseigné toutes les rubriques, le rédacteur demande la validation de la déclaration au référent de son unité.
• Le référent de l'unité étudie la déclaration et peut au choix la renvoyer en brouillon à son rédacteur pour modifications et/ou précisions ou en demander la publication au DPO parce qu'il la juge correctement renseignée.
• Le DPO publie la déclaration et celle-ci apparait au registre des traitements.

Chaque étape fait l'objet d'envois de mails automatiques qui informent les différentes parties concernées.

Lors de votre tout premier accès à Provacy -sauf si vous aviez déjà déclaré des traitements dans Retil, l'outil précédent- vous devrez créer votre compte. Voici ci-après la démarche (les images sont zoomables) :



Une fois connecté.e sur https://rgpd.univ-st-etienne.fr/, en haut à droite, cliquez sur "connexion". La fenêtre ci-dessous apparait :



Toutes les informations sont déjà pré-saisies. Vous devez juste sélectionner dans la liste l'Unité à laquelle vous êtes rattaché.e puis cliquez sur "Valider".

Faites F5 sur votre clavier. Votre écran est rafraichi et votre compte est créé. Vous êtes à présent "rédacteur" et pouvez créer un nouveau traitement en cliquant sur "traitement" en haut à gauche de votre écran.

Comment déclarer un nouveau traitement : les différentes étapes dans les onglets suivants.